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Inscription et réinscription en thèse

Vous devez être titulaire d’un diplôme national de master ou d’un autre diplôme conférant le grade de master, à l’issue d’un parcours de formation établissant une aptitude à la recherche.
Pour des raisons géographiques, les inscriptions, réinscriptions et soutenances de thèses au laboratoire BABEL seront gérées par Patricia Casanova dont vous trouverez les coordonnées en bas de page.

Les conditions d’accès au doctorat sont précisées par l’arrêté du 25 mai 2016.

Si cette condition de diplôme n’est pas remplie, le chef d’établissement peut, par dérogation et sur proposition du Conseil de l’École Doctorale (ED) inscrire :

  • des étudiants ayant effectué à l’étranger des études de niveau équivalent,
  • des étudiants bénéficiant de la validation des acquis de l’expérience.

Guide du doctorant

Il vous aidera à accomplir les démarches pour vous inscrire en 1ère année ou vous réinscrire.

L’inscription au doctorat est prononcée par le chef d’établissement sur proposition du directeur de l’ED, après avis du directeur de thèse
et du directeur de l’unité de recherche.

La thèse se prépare généralement sur une durée de trois ans. A partir d’une réinscription en 4ème année universitaire, une dérogation doit être
formulée au Conseil de l’Ecole doctorale.

La ré-inscription doit être renouvelée en début de chaque année universitaire. Le comité de suivi individuel doit avoir été organisé en amont en juin/juillet
au plus tard de l’année antérieure à la réinscription.

Dans le cas d’une cotutelle internationale de thèse, l’inscription doit être renouvelée chaque année dans les deux établissements même en cas de dispense d’acquittement des droits d’inscription.

Les inscriptions et réinscriptions en thèse en ligne suivent un calendrier arrêté par le président de l’université. Pour l’année universitaire 2023-2024,
les calendriers sont les suivants (arrêté n°23-0349) :

 Calendrier Inscription :

  • 15 juin 2023 : Ouverture de la plateforme Ecandidat
  • 05 juillet 2023 : Ouverture des inscriptions en ligne
  • 31 octobre 2023 : Fermeture de la plateforme Ecandidat
  • 01 décembre 2023 :  Date limite de tenue des conseils des Ecoles Doctorales pour les primo inscriptions dérogatoires et/ou pour les auditions des candidats
  • 08 décembre 2023 : Date limite de saisie des décisions sur Ecandidat
  • 15 décembre 2023 : Fermeture des inscriptions en ligne
Les doctorants ayant reçu un financement de thèse hors période d’inscription prévisionnelle pourront s’inscrire après le 15/12/2023 sur autorisation du président.
 

Calendrier Réinscription :

  • 1er juin 2023 : Ouverture de la période des CSI
  • 15 juin 2023 : Ouverture des demandes de réinscriptions sur Ecandidat
  • 05 juillet 2023 : Ouverture des réinscriptions en ligne
  • 30 septembre 2023 : Fermeture de la période des CSI
  • 16 octobre 2023 : Fermeture des demandes de réinscriptions sur Ecandidat
  • 31 octobre 2023 : Date limite de tenue des conseils des Écoles Doctorales pour les réinscriptions dérogatoires
  • 10 novembre 2023 : Date limite de saisie des décisions sur Ecandidat
  • 17 novembre 2023 : Fermeture des réinscriptions en ligne

ASSISTANCE A LA PROCEDURE ECANDIDAT

Pour vous aider dans la procédure de demande d’inscription ou de réinscription sur Ecandidat, vous trouverez sur cette page trois fichiers à télécharger :

  • Boite à Outils eCandidat
  • FAQ eCandidat EDs
  • Guide candidat doctorant (en cours d’élaboration)

Ces fichiers sont également accessibles sur la plateforme Ecandidat dans l’assistance

L’assistance est consultable par tous les candidats sans avoir au préalable créé son compte Ecandidat.

Pour tout problème éventuel, merci de prendre connaissance de ces documents avant de contacter l’ED.

1ère inscription en doctorat :

Le candidat télécharge sur la plateforme Ecandidat sa demande d’inscription en thèse. Le dossier de demande d’inscription en thèse est accompagné de pièces à télécharger listées en dernière page du dossier de demande d’inscription.

Pour transmettre votre dossier de demande d’inscription à l’école doctorale, pensez à valider l’étape 4 du process de demande d’inscription (voir page 11 « Étape 4 : transmettre mon dossier de candidature »). Sans cette étape, l’école doctorale ne peut pas traiter votre demande d’inscription.

Lors de la première inscription en thèse le candidat doit obligatoirement prendre connaissance de la charte du doctorat, de la convention de formation et du programme de la formation doctorale  et s’engager à en respecter les dispositions.

Lien d’accès à la plateforme Ecandidat : https://callisto.univ-tln.fr/eCandidat/

En cas de transfert de dossiers et bien que ce ne soit pas votre première année de thèse, merci de suivre la procédure pour une première année de thèse, de joindre le dossier informatisé de la précédente école doctorale ainsi qu’une lettre du directeur de thèse rattaché à l’UTLN qui précise l’année de thèse et le motif du transfert avec le dernier CSI.


Suite à l’autorisation d’inscription en thèse, après avis et signature du directeur de l’ED et du Président de l’université, un lien est envoyé à l’étudiant afin que celui-ci puisse procéder à son inscription administrative et qu’il puisse fournir les pièces justificatives.

Seul le paiement en ligne des droits d’inscription par carte bancaire permet de finaliser l’inscription. Une fois l’inscription réalisée, vous recevrez une notification automatique d’inscription avec un code temporaire vous permettant d’activer votre compte numérique. Votre compte numérique vous permet ensuite d’accéder à votre certificat de scolarité.

Le secrétariat de l’ED vous indiquera le service compétent pour l’édition de votre carte étudiant.

Calendrier Inscription :

  • 15 juin 2023 : Ouverture de la plateforme Ecandidat
  • 05 juillet 2023 : Ouverture des inscriptions en ligne
  • 31 octobre 2023 : Fermeture de la plateforme Ecandidat
  • 1er décembre 2023 : Date limite de tenue des conseils des Ecoles Doctorales pour les primo inscriptions dérogatoires et/ou pour les auditions de candidats
  • 08 décembre 2023 : Date limite de saisie des décisions sur Ecandidat
  • 15 décembre 2023 : Fermeture des inscriptions en ligne

Les doctorants ayant reçu un financement de thèse hors période d’inscription prévisionnelle pourront s’inscrire après le 15/12/2023 sur autorisation du président.

RÉINSCRIPTION À PARTIR DE LA 2E ANNÉE :​​

Point de vigilance : RÉINSCRIPTION EN 4e ANNÉE ET PLUS

Le dossier du candidat doit alors être complété par une demande de dérogation pour une année supplémentaire motivée et rédigée sur papier libre comprenant la date envisagée pour la soutenance, le rapport de l’étudiant précisant l’état d’avancement de sa thèse et une lettre motivée du directeur de thèse et le CSI.

Le candidat télécharge sur la plateforme Ecandidat sa demande de réinscription en thèse. Le dossier de demande de réinscription en thèse est
accompagné de pièces à télécharger listées en dernière page du dossier de demande de réinscription.

Pour une réinscription en 4ème année et au-delà, le dossier du doctorant doit alors être complété par une demande de dérogation pour une année
supplémentaire
motivée et rédigée sur papier libre comprenant la période de soutenance envisagée, le rapport de l’étudiant précisant l’état d’avancement de sa thèse et une lettre motivée du directeur de thèse. La demande sera examinée par le Conseil de l’École Doctorale, après avis du Comité de suivi individuel (CSI).

Pour transmettre votre dossier de demande de réinscription à l’école doctorale, pensez à valider l’étape 4 du process de demande de réinscription
(voir page 11 « Étape 4 : transmettre mon dossier de candidature »). Sans cette étape, l’école doctorale ne peut pas traiter votre demande de réinscription.

Lien d’accès à la plateforme Ecandidat : https://callisto.univ-tln.fr/eCandidat/


 

Suite à l’autorisation de réinscription en thèse, après avis et signature du directeur de l’ED et du Président de l’université, un lien est envoyé à l’étudiant afin que celui-ci puisse procéder à sa réinscription administrative et qu’il puisse fournir les pièces justificatives.

Seul le paiement en ligne des droits d’inscription par carte bancaire permet l’édition du certificat de scolarité via votre compte numérique.

 

Calendrier Réinscription :

  • 1er juin 2023 : Ouverture de la période des CSI
  • 15 juin 2023 : Ouverture des demandes de réinscriptions sur Ecandidat
  • 05 juillet 2023 : Ouverture des réinscriptions en ligne
  • 30 septembre 2023 : Fermeture de la période des CSI
  • 16 octobre 2023 : Fermeture des demandes de réinscriptions sur Ecandidat
  • 31 octobre 2023 : Date limite de tenue des conseils des Écoles Doctorales pour les réinscriptions dérogatoires
  • 10 novembre 2023 : Date limite de saisie des décisions sur Ecandidat
  • 17 novembre 2023 : Fermeture des réinscriptions en ligne